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De la factura en papel a la factura electrónica

Alicante, 26 de septiembre de 2008 - Resulta evidente que una empresa comienza un proyecto de facturación electrónica para reducir costes. A partir de la mejora de la eficiencia, lograremos un mayor control y una mejor gestión, independientemente del tamaño de la empresa y del sector en el que se mueva.

Hoy en día todavía se confunden la digitalización de facturas y la facturación electrónica; ¿cuál es la diferencia entre ambas? La digitalización de facturas consiste en la captura de la imagen gráfica de la factura para introducirla en un sistema informático para su posterior búsqueda, reproducción e impresión; las facturas se siguen haciendo en papel, por lo que no se resuelven los problemas de automatización en los procesos, ya que tanto la captura, la digitalización y la indexación se producen manualmente con los costes en recursos e ineficiencias naturales que producen estos procesos manuales de gestión documental.

Sin embargo, la facturación electrónica o telemática consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. Por último, y para que tenga la facturación electrónica la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor).

Aunque en un principio puede parecer complejo, la implantación de un sistema de facturación digital genera una serie de beneficios a la empresa entre los que destaca la mejor relación de la empresa con sus clientes, ya que se pueden enviar las facturas de manera automática no existiendo error ninguno en los datos al estar automatizado el proceso de facturación, un ahorro en los costes de emisión, envío y almacenamiento de las facturas en papel, una mayor agilidad en las consultas, auditorías, inspecciones, etc. También aumenta la imagen de la compañía como empresa moderna y avanzada tecnológicamente.

Por lo tanto, la facturación electrónica es una oportunidad que debemos aprovechar para la mejora de nuestra competitividad y eficiencia, y con la que lograremos ventajas económicas y medioambientales así como un gran valor añadido para nuestra empresa.

Encarnación Llópez Penalva ©Taller Digital de la Universidad de Alicante

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