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El Archivo en la Administración electrónica

Alicante, 24 de julio de 2009 - La Administración española, en su proceso de modernización y adaptación a la sociedad de la información y el conocimiento, se está introduciendo en el ámbito de las nuevas tecnologías. La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, establece que todas las Administraciones públicas deben estar preparadas el 31 de diciembre de 2009 para ofrecer todos sus trámites a través de Internet.

Los portales de muchas Administraciones públicas ya permiten el acceso, la consulta y comunicación con los ciudadanos. A partir de ahora, estos procesos se van a generalizar en todos los ámbitos administrativos, de acuerdo con la legislación española y europea.

El archivo es un servicio más dentro de la estructura orgánico-funcional de cualquier entidad pública o privada. No es un almacén sino el conjunto orgánico de documentos que una entidad produce y recibe en el ejercicio de sus funciones, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Los documentos que custodia el archivo reflejan la memoria como testimonio de los hechos producidos y garantía de los derechos y deberes de los ciudadanos en una sociedad democrática.

Desde hace tiempo se pueden consultar los catálogos bibliográficos de muchas bibliotecas y los fondos documentales de diversos archivos. Es el resultado de ambiciosos planes de digitalización que permiten acceder al propio documento. Un buen ejemplo es la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, que desarrolla técnicamente el Taller Digital de la Universidad de Alicante, con acceso al archivo de Carlos Esplá y al Gabinete de Antigüedades de la Real Academia de la Historia.

El Taller Digital de la Universidad de Alicante es una empresa tecnológica que ofrece múltiples servicios en el ámbito del desarrollo de aplicaciones informáticas, creación de páginas web, diseño gráfico, edición digital, gestión documental y digitalización. Así, por ejemplo, cabe destacar la digitalización de fondos documentales como la colección de números de una revista o series documentales de un archivo. Entre los últimos trabajos realizados se encuentra la digitalización y gestión documental de revistas y monografías del Servicio de Publicaciones de la Universidad de Salamanca, además de series documentales del Archivo Municipal de Aspe.

En el contexto de la Administración electrónica, el archivo adquiere una posición estratégica en el proceso de gestión integral de la documentación, desde el mismo momento en el que se crea el documento, pasando por todo el trámite administrativo y su depósito final en el archivo, como garantía del principio constitucional de transparencia, eficacia y agilidad en la gestión y herramienta para preservar el patrimonio histórico-documental. El Taller Digital de la Universidad de Alicante tiene el encargo de crear diversas aplicaciones digitales para el Instituto Asturiano de Administración Pública, un centro pionero en España en el uso de las nuevas tecnologías en el ámbito de la Administración.

José Manuel Díez Fuentes ©Taller Digital de la Universidad de Alicante

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